Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to niezwykle istotna decyzja z punktu widzenia bezpieczeństwa firmy. Istnieje kilka zasadniczych kryteriów wyboru zewnętrznej firmy do prowadzenia księgowości. Warto je poznać, aby przedsiębiorstwo funkcjonowało sprawnie, bez zakłóceń oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami rachunkowości.
Każde profesjonalnie działające biuro rachunkowe musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Zapewnia to jego klientom odszkodowanie w razie błędów popełnionych przez zatrudnianych w biurze księgowych. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC jest uzależniona od rodzaju działalności prowadzonej przez biuro. Dla przykładu usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych objęte jest ubezpieczeniem w wysokości co najmniej 10 tysięcy euro, w przeliczeniu na polską walutę. Obowiązkowe ubezpieczenie OC zapewnia minimalne poczucie bezpieczeństwa.
Właściciel biura rachunkowego oraz przynajmniej jeden z jego pracowników powinien posiadać certyfikat księgowy, który wydawany jest przez Ministerstwo Finansów. Jest to bardzo ważny dokument, poświadczający uprawnienia oraz kwalifikacje zawodowe. Przedsiębiorcy chcący korzystać z zewnętrznych usług rachunkowych, powinni pamiętać o tym, że wykaz osób dysponujących certyfikatem umieszczony jest na stronie Ministerstwa Finansów. Może więc w bardzo łatwy sposób sprawdzić, czy ma się do czynienia z rzetelną i profesjonalną firmą.
Szukając biura rachunkowego z pewnością warto postawić na jego doświadczenie. Oczywiście wieloletnia praktyka nigdy nie jest gwarancją rzetelności, jednak zdecydowanie podnosi wiarygodność danej firmy. Biura rachunkowe działające na rynku kilka lat stykają się w swojej praktyce z rozmaitymi problemami księgowymi. Każdy klient może być dla nich źródłem wiedzy i zupełnie nowych doświadczeń zawodowych. Wybierając biuro z pewnością należy zwrócić uwagę na opinie klientów. Dotrzeć do niech nie jest dziś trudno. Profesjonalna firma będzie posiadać na swojej stronie referencje otrzymane od ważniejszych klientów. Można również wykorzystać fora tematyczne czy różnego rodzaju portale internetowe. Jeżeli przedsiębiorcy zależy na bardziej osobistej opinii, zawsze może zadzwonić do wybranych klientów i zapytać ich o współpracę z danym biurem rachunkowym.
Kolejna istotna kwestia to formy kontaktu z klientem oferowane przez dane biuro. Możliwość natychmiastowego kontaktu z księgowym czy to telefonicznego, czy mailowego jest dla niektórych przedsiębiorców kluczową sprawą. Atutem biura mogą być też elastyczne godziny pracy biura, dyspozycyjność jego pracowników i szybka reakcja na każdą próbę kontaktu. Równie istotna może okazać się możliwość pracy na skanach lub dokumentach elektronicznych. Wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie już dzisiaj konieczności dostarczania do biura rachunkowego dokumentów w formie papierowej. Kwestie te powinny więc być zawsze poruszone przy okazji wstępnej rozmowy z daną firmą oferującą zewnętrzne usługi księgowe.
