W poprzedniej części artykułu omówione zostały następujące zasady prowadzenia inwentaryzacji: zasada terminowości i częstotliwości, zasada kompletności i kompleksowości, zasada jednokrotności, kolejnych czynności oraz zasada zamkniętych drzwi. Jednak nie są to wszystkie reguły sporządzania spisu inwentaryzacyjnego. Oto kolejne z nich:
Aby mogła zostać spełniona zasada rzetelnego obrazu, konieczne jest bardzo dokładne zdefiniowanie wszystkich spisywanych składników majątku. Każdy ze składników powinien zostać uwzględniony w spisie, aby jednak mogło to mieć miejsce, należy dokonać precyzyjnego pomiaru, identyfikacji co do nazwy składnika, jego symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej oraz użytkowej. Tylko wówczas możliwe jest rzetelne ustalenie stanu faktycznego.
Inwentaryzacja musi zostać przeprowadzona w sposób umożliwiający zestawienie stanu rzeczywistego, ustalonego na podstawie spisu z natury z ewidencją prowadzoną przez przedsiębiorstwo, w którym odbywa się inwentaryzacja. Spis prowadzony jest przecież również w celu wykrycia niezgodności między stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych.
Polega na przeprowadzeniu inwentaryzacji w momencie nieoczekiwanym przez pracowników przedsiębiorstwa. Ta zasada stosowana jest, aby uniknąć wszelkich matactw czy prób fałszowania stanu faktycznego. Powinna być brana pod uwagę przede wszystkim w przypadku niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie oraz wobec pracowników, co do których istnieje ograniczone zaufanie.
Kolejne zasady dotyczą funkcjonowania samej komisji inwentaryzacyjnej. Zgodnie z zasadą komisyjności i podwójnej kontroli w grupie spisowej powinny uczestniczyć co najmniej dwie osoby. Konieczny jest również jasny i dokładny podział zadań pomiędzy członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialne materialnie. Dzięki temu rzetelność oraz wiarygodność przeprowadzanej inwentaryzacji jest dużo większa.
Mówi o tym, że w trakcie przeprowadzanego spisu z natury powinna zostać precyzyjnie określona osoba odpowiedzialna za spisywanie majątku. Musi ona uczestniczyć we wszystkich działaniach grupy spisowej.
W zespołach spisowych powinny brać udział jedynie osoby, które posiadają szeroką wiedzę na temat gospodarki magazynowej oraz specyfiki danego obszaru spisowego. Niezbędna jest również znajomość składników majątkowych podlegających spisowi.
Warto podkreślić, że wszystkie wymienione zasady powinny być stosowane łącznie. Tylko wówczas inwentaryzacja będzie źródłem wiarygodnych informacji.
