Dokumenty w spółce.

W naszym kraju rozróżnić możemy sporo rodzajów spółek m.in. spółki partnerskie, spółki z o.o. oraz kilka innych oferujących bardzo ciekawe możliwości dla osób pomysłowych, oraz tych, którzy pragną zaoszczędzić na kosztach prowadzenia działalności. Przykładowo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pozwalają na całkowite pozbycie się wymogu opłacania składek ZUS. Wystarczy założyć spółkę, w której statucie widnieje minimum 2 wspólników. Jeden z nich wystarczy, że ma 1% udziałów, aby całkowicie pozbyć się obowiązku ubezpieczenia ZUS.

Obowiązek przechowywania dokumentów

Każda spółka powinna posiadać dokładnie sporządzony najlepiej w obecności radcy prawnego regulamin oraz umowę, w której opisane są zakresy obowiązków, oraz odpowiedzialność każdego z członków spółki.

W spółce niezależnie od jej formy podobnie jak w jednoosobowej działalności gospodarczej zobowiązani jesteśmy do przechowywania dokumentów związanych z prowadzonym biznesem. W przypadku spółek jednak dokumenty stanowią ostateczny dowód rzeczowy, więc powinniśmy dbać o nie w szczególny sposób. Zobowiązani jesteśmy także do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem, a w przypadku braku podporządkowania się tym zasadom może zostać na nas nałożona kara przewidziana w kodeksie.

Do dokumentów, jakie spółka powinna zabezpieczyć i przechowywać w odpowiednio do tego celu przygotowanym miejscu należą m.in. księgi rachunkowe, zatwierdzone oraz podpisane roczne sprawozdania finansowe, dowody księgowe, dokumenty potwierdzające stan inwentaryzacji, akta osobowe pracowników.

Jakie dokumenty trzeba przechowywać bezterminowo?

Dokumentami, jakie powinniśmy przechowywać bezterminowo w bezpiecznym miejscu, są dokumenty księgowe, jakimi są roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty powinniśmy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami przez okres 5 lat m.in. księgi rachunkowe a przez okres 12 miesięcy dokumenty powstałe w wyniku nadania rękojmi lub reklamacji. Przy tych dokumentach także warto zachować szczególną ostrożność i odpowiednio je zabezpieczyć przed zniszczeniem. Warto także utrzymywać porządek w dokumentach na wypadek niezapowiedzianej kontroli skarbowej.

13 maja 2020