W naszym kraju rozróżnić możemy sporo rodzajów spółek m.in. spółki partnerskie, spółki z o.o. oraz kilka innych oferujących bardzo ciekawe możliwości dla osób pomysłowych, oraz tych, którzy pragną zaoszczędzić na kosztach prowadzenia działalności. Przykładowo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pozwalają na całkowite pozbycie się wymogu opłacania składek ZUS. Wystarczy założyć spółkę, w której statucie widnieje minimum 2 wspólników. Jeden z nich wystarczy, że ma 1% udziałów, aby całkowicie pozbyć się obowiązku ubezpieczenia ZUS.
Każda spółka powinna posiadać dokładnie sporządzony najlepiej w obecności radcy prawnego regulamin oraz umowę, w której opisane są zakresy obowiązków, oraz odpowiedzialność każdego z członków spółki.
W spółce niezależnie od jej formy podobnie jak w jednoosobowej działalności gospodarczej zobowiązani jesteśmy do przechowywania dokumentów związanych z prowadzonym biznesem. W przypadku spółek jednak dokumenty stanowią ostateczny dowód rzeczowy, więc powinniśmy dbać o nie w szczególny sposób. Zobowiązani jesteśmy także do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem, a w przypadku braku podporządkowania się tym zasadom może zostać na nas nałożona kara przewidziana w kodeksie.
Do dokumentów, jakie spółka powinna zabezpieczyć i przechowywać w odpowiednio do tego celu przygotowanym miejscu należą m.in. księgi rachunkowe, zatwierdzone oraz podpisane roczne sprawozdania finansowe, dowody księgowe, dokumenty potwierdzające stan inwentaryzacji, akta osobowe pracowników.
Dokumentami, jakie powinniśmy przechowywać bezterminowo w bezpiecznym miejscu, są dokumenty księgowe, jakimi są roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty powinniśmy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami przez okres 5 lat m.in. księgi rachunkowe a przez okres 12 miesięcy dokumenty powstałe w wyniku nadania rękojmi lub reklamacji. Przy tych dokumentach także warto zachować szczególną ostrożność i odpowiednio je zabezpieczyć przed zniszczeniem. Warto także utrzymywać porządek w dokumentach na wypadek niezapowiedzianej kontroli skarbowej.
