Obowiązek inwentaryzacji majątku przedsiębiorstwa wynika jasno z Ustawy o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Inwentaryzacja jest poza tym doskonałym sposobem weryfikacji posiadanego majątku, zarówno pod względem jego ilości, jak i wartości. To proces dosyć skomplikowany, wymagający skrupulatności oraz czasu. Dlatego coraz więcej firm zainteresowanych jest współpracą z firmą zewnętrzną w ramach outsourcingu procesu inwentaryzacji.
Firmy oferujące przeprowadzenie inwentaryzacji posiadają z reguły zespół pracowników składający się z profesjonalistów o szerokim zakresie wiedzy oraz doświadczeniu zdobywanym w trakcie przeprowadzanych projektów. Są oni w stanie dostosować swoją wiedzę i umiejętności do konkretnego zlecenia. Firmy doradcze świadczące tego typu usługi posiadają dostęp do fachowej wiedzy księgowej oraz podatkowej. Nie sprawią im żadnej trudności takie zadania, jak opracowanie procedury inwentaryzacji, określenie zasad ewidencji różnych składników rzeczowego majątku trwałego czy ustalenie stawek amortyzacji. Profesjonalna wiedza oraz sprawdzona metodologia pozwalają przeprowadzić spis inwentaryzacyjny sprawniej, a co za tym idzie również szybciej. Dostawca usług tego typu ma do dyspozycji także fachowe narzędzia informatyczne, pozwalające na efektywne działanie. Czasy kiedy spis przeprowadzany był drogą żmudnego notowania na arkuszach inwentaryzacyjnych każdej pozycji odeszły już w niepamięć. Firmy outsourcingowe mają na swoim wyposażeniu terminale służące do odczytu kodów kreskowych. Dzięki temu mogą maksymalnie przyśpieszyć i zautomatyzować proces inwentaryzacji.
Powierzając przeprowadzenie spisu zewnętrznej firmie przedsiębiorca zdejmuje ze swoich barków obowiązek opracowania pełnej dokumentacji tego procesu. Na etapie planowania spisu firma outsourcingowa zajmuje się przygotowaniem harmonogramu prac inwentaryzacyjnych. Na etapie samego spisu opracowuje ona kompletną dokumentację inwentaryzacji, a więc protokoły rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz komplet arkuszy spisowych, zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej. Ostatni etap rozliczenia jest najbardziej żmudny i pracochłonny. Polega na porównaniu wyniku inwentaryzacji ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i wykryciu ewentualnych sprzeczności. Dzięki temu, że firma specjalistyczna stosuje odpowiednią metodologię spisu oraz narzędzia pracy, również ten etap prac może przeprowadzić wyjątkowo szybko oraz efektywnie.
Co istotne, dostawca kompleksowych usług outsourcingowych w zakresie inwentaryzacji może zaproponować właścicielowi firmy przeprowadzenie fachowych szkoleń z zakresu metodologii przeprowadzania inwentaryzacji. W ten sposób zespoły spisowe oraz pracownicy odpowiedzialni za kontrole i koordynację procesu inwentaryzacji mogą zdobyć wiedzę potrzebną w trakcie spisu, a samodzielnie przeprowadzony spis nie tylko przyniesie zamierzone efekty, ale będzie również zgodny z wszelkimi wymogami przepisów prawa oraz zasadami rachunkowości.
