Przeprowadzanie rocznej inwentaryzacji składników aktywów i pasywów to obowiązek każdego przedsiębiorcy określony jasno przez przepisy Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wynika on z faktu, że każda jednostka powinna w rzetelny sposób przedstawić swoją sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy osiągnięty na koniec danego roku. Inwentaryzacja jest procesem dosyć skomplikowanym i czasochłonnym. Czy konieczne jest jednak mierzenie się z tym zadaniem samodzielnie?
Okazuje się, że właściciel przedsiębiorstwa może zlecić inwentaryzację firmie zewnętrznej. Na rynku jest ich obecnie bardzo dużo. Musimy jednak zdawać sobie sprawę, że wybór odpowiedniej firmy jest kluczową kwestią. Od niego zależy, bowiem rzetelność oraz szybkość przeprowadzonego remanentu. Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze firmy zewnętrznej?
Czynników świadczących o solidności zleceniobiorcy jest wiele. Przede wszystkim powinniśmy postawić na firmę obecną w branży przez dłuższy czas i sprawdzoną przez wielu klientów. Długa działalność w połączeniu z dobrą renomą przekłada się zazwyczaj na niezwykle istotne w tej branży doświadczenie. Wybierając zleceniobiorcę z pewnością warto zapoznać się z opiniami innych klientów. Pomocne okazać się mogą fora tematyczne oraz portale społecznościowe. Można również w trakcie negocjacji poprosić firmę o przedstawienie referencji od obsługiwanych klientów, a nawet o kontakt do jednego z nich. Rzetelna firma z pewnością postara się zaprezentować z jak najlepszej strony. Ta z kolei, która nie działa zbyt uczciwie, zrobi wszystko, abyśmy uniknęli konfrontacji z innymi klientami.
Bardzo ważną kwestią jest oczywiście kadra zatrudniana przez wybrana firmę zewnętrzną. To od jej kwalifikacji i doświadczenia zależy staranność i wiarygodność całego przedsięwzięcia. Wybierając zleceniobiorcę powinniśmy się, więc dowiedzieć, kto będzie przeprowadzał inwentaryzację. Firmy tego typu zazwyczaj posiadają własnych podwykonawców. Zamiast zatrudniać kilkadziesiąt osób wolą mieć stałych współpracowników, którzy są wybierani do każdego zlecenia. Dla nas oznacza to jedno. Nie mamy stuprocentowej pewności, czy wybrany przez zleceniobiorcę podwykonawca posiada potrzebne kwalifikacje i dobrze wywiąże się ze swojego zadania.
Nie bez znaczenia jest również sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Czasy, w których spis dokonywano przy pomocy odpowiednio przygotowanych kart oraz zwykłych długopisów powoli odchodzą w przeszłość. Dziś firmy zajmujące się przeprowadzaniem inwentaryzacji posiadają odpowiednie urządzenia np. kolektory danych wyposażone w czytnik kodów kreskowych. Dzięki takim usprawnieniom proces inwentaryzacji przebiega dużo łatwiej i szybciej. Dane otrzymane na kartce również nie przyniosą nam zbyt wiele korzyści. Ich weryfikacja może być równie mozolna, jak sam spis. Dlatego absolutna koniecznością jest dziś wynik inwentaryzacji dostarczony w postaci elektronicznej takiej, jak arkusz Excel lub baza danych.
